Agiilsema prognoosimise ja eelarve koostamise suunas

Artikli kokkuvõte:

• Kaasaegne planeerimistööriist võimaldab automatiseerida eelarve koostamise ja prognoosimisega seotud põhinäitajaid, vähendab manuaalset tööd ja säästab aega tegelikuks andmeanalüüsiks

• Traditsiooniline eelarve koostamine arvutustabelis on riskantne; andmed võivad kaduda, versioonikontroll on keeruline ning kasutajate erinev pädevuse tase tekitab erinevaid väljakutseid ja ohukohti

• Manuaalne prognoosimine ja eelarve koostamine raskendavad näiteks erinevate stsenaariumidega töötamist – planeerimistööriistas numbritega mängimine on lihtne ja kiire

• Eelarve koostamine ei peaks olema ainult finantsosakonna vastutus - kui näitajate eest vastutavad ka operatsioonide juhid, võib eelarve koostamise ja prognoosimisega kaasneda sügavam arusaam äritegevusest

Vaata meie samateemalist veebiseminari salvestust siit! (Eestikeelsed subtiitrid saadaval)

Säästke aega ja manuaalset tööd, automatiseerides baasnäitajate uuendamise

Ettevõtete jõupingutused jooksvate prognooside koostamiseks ja prognooside täpsuse parandamiseks on sageli keerulise manuaalse töö tulemus.

Arvude otsimine, nende ajakohasuse tagamine ja käsitsi eraldi eelarvefaili sisestamine võtab aega – aega, mida oleks parem kulutada arvude tegelikule analüüsimisele, tuleviku planeerimisele ning otsuste ja tegevusplaanide tegemisele.

Kui teil on kaasaegne eelarve koostamise tööriist, mida saab integreerida kõigi kasutusel olevate süsteemidega, on kõik ettevõtte võtmenäitajad järjepidevalt ja aastaringselt eelarvestamiseks kasutusel. Nii saab traditsioonilise "90% faili värskendamiseks, 10% andmeanalüüsiks" ajajaotuse pea peale pöörata.

Traditsioonilisele ja riskantsele arvutustabelis eelarve koostamisele on alternatiive

Finantsjuhid ja teised prognoosimise ja eelarve protsesside eest vastutavad inimesed võivad olla tuttavad sellega, et peale suvepuhkust puhutakse Exceli faililt nö virtuaalset tolmu. Fail sisaldab lugematul hulgal vahekaarte, ridu, numbreid ja valemeid, mis kuidagi võluväel koondavad arvud kokkuvõtte vahekaardile.

Kuni nad enam ei koonda.

Kui teil on üks arvutustabel, palju manuaalseid andmeid ja mitu inimest samas võrrandis, on lõpptulemuseks sageli kaos või segadus.

Klassikaline "prognoosi ja eelarve excel" on sageli ühe inimese pärusmaa. See on tingitud asjaolust, et finantsjuht (või kes iganes faili eest vastutab) on pidanud faili looma erinevaid kontrolle, automatiseerimisi ja kohandatud valemeid, muutes nad ainsateks, kes mõistavad faili läbi ja lõhki.

Mida rohkem inimesi sama faili värskendab, seda suurem on vea tekkimise tõenäosus. Loomulikult saab vea korral tabeli vanu versioone taastada, kuid see võib tähendada, et teiste inimeste tehtud töö kaob ja seda tuleb uuesti teha. See tekitab kaose ka versioonikontrolli seisukohalt, mõeldes kas kõik on nüüdseks korrektne ja kas iga versiooni muudatused on viimases failis olemas jne.

Ja mis siis, kui kolm inimest on augustis eelarvefaili oma arvutisse salvestanud ja elavad selle järgi jätkuvalt veel järgmise aasta aprillis?

Kaasaegse planeerimistööriista kasutamisel on lihtne piirata kasutajaõigusi nii, et teatud inimesed saaksid ajakohastada ainult teatud eelarve osi ja isegi kui midagi läheb valesti, ei kao andmed süsteemis täielikult ning olukord taastub kiiresti. Teave uueneb kõigi jaoks automaatselt ja kõik asjaosalised töötavad samade andmete alusel.

Jälgimine, prognoosimine ja stsenaariumide haldamine on tüütu (ja ei toimu reaalajas)

Traditsiooniline tabelarvutusprogramm võib olla eelarve koostamisel funktsionaalne lahendus, seda siis, kui prognoos ja eelarve on lihtsad ega sisalda mitut erinevat dimensiooni või stsenaariumi ning valdkond ei ole väga konkurentsivõimeline.

Erinevate stsenaariumide loomine ja haldamine on oluline. Eelarve on ühekordne visioon sellest, mille poole ettevõte püüdleb ja peab olema kooskõlas ettevõtte strateegiaga. Seega võib arvata, et eelarvet järgides liigub ettevõte strateegiaga poolt määratud suunas. See viib strateegia üksikisiku tasandile; seda tuleb teha ühise eesmärgi saavutamiseks.

Lisaks eelarvele on mõistlik koostada 12 kuu jooksev prognoos, mis ütleb, millised võivad olla tulevikuväljavaated. Siiski ei lähe kõik alati plaanipäraselt; näiteks ei toimi ühel või teisel põhjusel suurte ootuste ja investeeringutega koormatud toode, samas aga üllatab mõni teine toode oma ootamatu eduga.

Selleks, et ettevõte saaks oma näitajate ja turu kohta tõeliselt põhjaliku ülevaate, peab ta sündmusi reaalajas jälgima. See lihtsustab muutuste võimalikult varajast avastamist ja neile reageerimist.

Kui prognoosi vaadatakse üle ja ajakohastatakse vaid 2-3 korda aastas, on see juba hilja.

Kaasaegne aruandlus- ja eelarve koostamise tööriist tagab, et kõik vajalikud arvud on alati kättesaadavad ja ajakohased. Head süsteemid võimaldavad teil hõlpsasti luua erinevaid stsenaariume; saate hiirega liigutada erinevaid juhtnuppe ja numbreid ning vaadata, kuidas näiteks hinnamuutused või erinevad investeeringud mõjutavad ettevõtte erinevaid valdkondi.

Numbritega mängimine muutub tüütu käsitsi sisestamise asemel lihtsaks ja mugavaks.

Ärge unustage, et arvude eest vastutamine jõuaks ka finantsosakonnast väljaspoole

Kui ettevõte teeb kindlaks, milles ta on hea ja millesse tasub investeerida, võib ta saavutada turul märkimisväärse konkurentsieelise. See eeldab, et arve vaatavad üle ja analüüsivad ka teised peale äri inimeste – valdkonna turuliidriks olemine eeldab, et erinevad näitajad kuuluvad erinevate funktsioonide juhtidele.

Kui tegevuste eest vastutavad isikud toovad äritegevuse numbritesse sügava arusaama oma vastutusvaldkonnast, saab erinevaid äritegevusi, näiteks investeeringuid, käsitleda hoopis teisel tasandil.

"Selle marginaaliga suudame 5 inimese tööpanusega toota 100 ühikut toodet. Mis siis, kui võtaksime tööle veel ühe inimese ja suurendaksime tootmisvõimsust?"

Eelarverakenduste eeliseks on see, et teavet on lihtne jagada erinevate kasutajate ja kasutajarühmadega, mis muudab selle kontrollimise lihtsamaks ja inimesed tunnevad end selle eest vastutades enesekindlamalt.

Lase lahti eelarve koostamisega kaasnevast stressist ja ärevusest

Aruandlus- ja analüüsitööriista BI Book uus planeerimisfunktsioon võimaldab paindlikku, käepärast ja turvalist viisi eelarve koostamiseks, prognoosimiseks ja erinevate stsenaariumide loomiseks.

BI Book Planningu abil on lihtne hoida oma eelarve ja prognoosid ajakohasena ning kooskõlas tegeliku turuolukorraga.

BI Booki kasutuslihtsus muudab eelarve koostamise kättesaadavaks kõigile võtmeisikutele ja aitab lisada lisaks numbritele lisada ka põhjalikku äriteavet. BI Book Planning jaotab igale funktsioonijuhile eraldi kasumiaruande, nii et see on alati igapäevaste otsuste tegemisel kaasatud. BI Book võimaldab süveneda kviitungi tasemele, nii et arvudest on varasemast lihtsam aru saada ja tervikpilti kujundada.

Eelarve koostamise protsessi ja prognoosimist tasub jälgida ja selle kallal pidevalt töötada, et töö muutuks palju lihtsamaks.

Muudame prognoosimise ja eelarve koostamise lihtsaks ja lõbusaks – koos.