AI kujundab juba praegu töömaailma ümber: Kas teie organisatsioon on selleks valmis?

Organisatsioonides on praegu toimumas märgatav muutus. Muutumas on see, kuidas igapäevane töö tehtud saab - mida automatiseeritakse, millele inimesed oma tähelepanu suunavad, millised rollid eksisteerivad ja kes mille eest vastutab. Selle muutuse peamine vedur on tehisintellekt, kuid erinevalt enamikest tehnoloogilistest uuendustest ei ole sellel ühte selget vastutajat.

Helén Malmberg, Rootsi Greenstepi õppimise ja arengu juht (Head of Learning & Development), teeb tihedat koostööd väikeste ja keskmise suurusega ettevõtetega, kes aitab ettevõtetel selles uues ja kujunevas töömaailmas orienteeruda. Tema kogemuse põhjal ei ole tegemist niivõrd tehnoloogilise, kuivõrd juhtimise ja organisatsioonikultuuri küsimusega. Ettevõtted, kes käsitlevad seda ainult tehnoloogiaprojektina, on juba maha jäämas.

Vähem rutiini, rohkem aega olulisele

Tehisintellekt töökohal ei seisne inimeste asendamises. Pigem on küsimus selles, kuidas inimeste aega ja tähelepanu suunata sinna, kus neist on kõige rohkem kasu. Kui AI võtab enda kanda rutiinsed ülesanded, nagu andmete korrastamine, raportite kokkuvõtete koostamine või esmase analüüsi tegemine, saavad inimesed keskenduda tööle, mis nõuab tegelikku otsustusvõimet – strateegiale, kliendisuhetele ja keeruliste probleemide lahendamisele.

„AI ei muuda kõike, kuid võimaldab kulutada vähem aega rutiinsetele ülesannetele. Nii jääb rohkem aega keerukate ja strateegiliste küsimustega tegelemiseks, olgu selleks analüüs, kliendiväärtuse loomine või probleemide lahendamine,“ ütleb Helén.

Muutus selles, kuhu inimeste aeg ja energia suunatakse, on väga reaalne, kuid paraku ei juhtu see iseenesest. AI-st tulenev tootlikkuse kasv ei sünni lihtsalt sellest, et olemas on vastavad tööriistad. Kasu tekib siis, kui inimesed oskavad tööriistu kasutada, tunnevad end neid kasutades enesekindlalt ning kui juhid muudatusi aktiivselt toetavad. Helén Malmberg sõnab:

„Tootlikkus kasvab siis, kui inimesed tunnevad end neid tööriistu kasutades kindlalt. Kõigepealt tuleb see enesekindlus aga luua.“

Selle enesekindluse kujundamine on juhtide vastutus. See tähendab keskkonna loomist, kus katsetamine on lubatud ja julgustatud ning kus inimesed tunnevad end piisavalt turvaliselt, et proovida uusi lahendusi, teha vigu ja neist õppida. Juhid, kes eeldavad, et töötajad kohanevad uute tööriistade ja tööviisidega omal käel, võivad avastada, et soovitud muutused jäävadki tulemata.

Paigalseis ja sellega kaasnevad riskid

Organisatsioonidele, kes alles kaaluvad, kui tõsiselt tehisintellekti ja sellega kaasnevasse suhtuda, on Malmbergi sõnum üheselt selge – mugava pealtvaatamise aeg hakkab ümber saama.

„Tehisintellekt on tulnud, et jääda. Kõrvale jäämine tähendab paratamatult mahajäämist.”

Konkurendid, kes investeerivad juba täna tehisintellekti oskustesse, protsessidesse ja otsustamisvõimekusse, suurendavad oma eelist iga päevaga. Rongist mahajäämine ei juhtu üleöö, kuid sageli saadakse sellest aru alles siis, kui vahe on muutunud liiga suureks, et seda kiiresti tasa teha.

Suure tõenäosusega kasutavad teie töötajad tehisintellekti juba täna. Küsimus on selles, kas olete sellest teadlik.

Just siin muutub AI kasutamise teema organisatsioonide jaoks eriti praktiliseks ja päevakajaliseks. Peaaegu kõigis valdkondades on töötajad avastanud, et tehisintellektil põhinevad tööriistad on kasulikud, kergesti kättesaadavad ja lihtsasti kasutusele võetavad ka ilma ametliku loata. Seetõttu nad neid ka kasutavad.

Tasuta tööriist koosolekumärkmete kokkuvõtmiseks, isiklik AI-konto kliendisuhtluse mustandite koostamiseks või mõni veebist leitud rakendus, mida kasutatakse sisemiste raportite tegemiseks. Kuigi kavatsused on head, võivad andmehaldusega seotud riskid olla märkimisväärsed.

„Oma AI-tööriistade kasutamine on reaalne risk. Mõned töötajad kasutavad organisatsioonis isiklikult valitud tööriistu ning see ei ole mõistlik ehk tehisintellekti kasutamisega peab kaasnema selge sisemine poliitika,“ ütleb Helén.

Kliendiandmed, finantsteave, strateegilised dokumendid… kui selline info jõuab organisatsiooni poolt heaks kiitmata kolmandate osapoolte AI-tööriistadesse, kaotab ettevõte kontrolli selle üle, kuhu andmed edasi liiguvad ja kuidas neid kasutatakse. Enamik töötajaid ei kasuta neid tööriistu halva kavatsusega. Probleem ei ole pahatahtlikkuses, vaid selgete juhiste ja kokkulepete puudumises.

Selged juhised ei ole bürokraatia, vaid hea juhtimise alus

Lahendus ei ole tehisintellekti keelustamine. Keelud kipuvad kasutamist pigem varjama kui lõpetama. Lahendus on selle teadlik juhtimine: organisatsioon peab selgelt määratlema, millised tööriistad on lubatud, millistel eesmärkidel neid kasutatakse, milliste andmetega võib töötada ja millistel tingimustel.

Lisaks lubadele ja juurdepääsudele tuleb organisatsioonidel selgelt kokku leppida ka vastutuse küsimustes. Kui tehisintellekti abil tehtud otsus osutub ekslikuks, ning varem või hiljem juhtub seda kindlasti, siis kes vastutab? Vastus peab alati olema inimene, mitte tööriist. Selle põhimõtte varajane ja üheselt mõistetav paika panemine on ühtaegu nii hea juhtimise kui ka organisatsioonikultuuri küsimus.

„Oluline on tagada, et otsused oleksid õiglased ja läbipaistvad, et vastutus oleks selgelt määratletud ning et oleks teada, kuidas tegutseda siis, kui midagi läheb valesti. Nii tunnevad kliendid, töötajad ja partnerid end kindlamalt,“ ütleb Helén.

Läbipaistvus on oluline ka organisatsioonist väljapoole. Kuna kliendid ja partnerid pööravad üha enam tähelepanu sellele, kuidas ettevõtted tehisintellekti kasutavad, on selge ja arusaadav seisukoht AI kasutamise kohta muutumas usalduse märgiks, mitte ainult nõuetele vastavuse küsimuseks.

„Juhi vastutus on öelda milliseid tööriistu kasutatakse ja milliseid mitte ning milleks neid rakendatakse ja milleks mitte. Selline selgus loob turvatunnet kõigile, olgu selleks töötajad, kliendid või partnerid,“ ütleb Helén.

Organisatsioonid, kes tulevad selle väljakutsega kõige paremini toime, ei ole tingimata need, kellel on kõige keerukamad AI-strateegiad. Edukaks osutuvad pigem need, kus juhid on vajalikud küsimused juba varakult läbi mõelnud, kehtestanud selged põhimõtted, pidanud vajalikud arutelud ning kujundanud kultuuri, kus tehisintellekti kasutatakse enesekindlalt, vastutustundlikult ja läbipaistvalt.