Miks usaldada palgaarvestus ja raamatupidamine teenusepakkujale?
Eestis on väga tavapärane, et ettevõtted haldavad finantsjuhtimist ettevõttesiseselt. Ettevõtte asutaja peab ise raamatupidamist, palgatakse täiskohaga raamatupidaja ning palgaarvestus toimub ettevõttes kasutatava tarkvara abil. Antud mudel on tuttav, see on olnud kasutusel aastakümneid ja seda usaldatakse.
Siiski ei tähenda tuttav tingimata parimat lahendust. Järgnev artikkel selgitab, miks kasvava ettevõtte jaoks on raamatupidamise ja palgaarvestuse teenusena sisseostmine sageli palju mõistlikum.
1. Ühele raamatupidajale toetuv finantshaldus on ettevõtte jaoks riskantne
Kujutage ette olukorda, et teie ainus raamatupidaja jääb haigeks ja seda vahetult enne palgaarvestust, majandusaasta sulgemist või leiab ta uue töökoha ning mõne nädala pärast seisate üksinda silmitsi numbritega, mille taust ja loogika on teadmata.
Tegemist ei ole vaid teoreetilise riskiga, selliseid olukordi juhtub pidevalt. Ühele inimesele üles ehitatud finantsfunktsioon on juba struktuurselt habras. Raamatupidaja võib ettevõtte protsessidest omada unikaalset ja dokumenteerimata teadmistepagasit, mida on peaaegu võimatu üks ühele edasi anda.
Teenusepakkuja puhul on aga olukord vastupidine – teie taga on terve meeskond. Kui teie peamine kontaktisik on puhkusel või haigestub, astub automaatselt teine spetsialist asemele ja seda ilma kvaliteedi languse või tähtaegade venimiseta. Greenstepi lahendus on meie kliendiportaal Greenstep Hub, mis tagab, et kogu infovahetus ja dokumendid on nähtavad kogu tiimile – midagi ei jää kinni ühe inimese postkasti ega sõltu ühe konkreetse raamatupidaja kohalolust.
2. Seadused on pidevas muutumises ja tehtud vigade hind on kõrge
Eesti maksuseadused, tööõigus ja raamatupidamisstandardid uuenevad regulaarselt. Majasisene raamatupidaja peab kõige sellega üksi hakkama saama – jälgima muudatusi, käima koolitustel ja tagama, et kõik oleks alati nõuetekohane.
Tegelikkuses see tihtipeale praktikas ei juhtu, eriti väiksemates ettevõtetes.
Tagajärjed võivad aga olla tõsised, näiteks valesti arvestatud palgad ja tööandjamaksed või hilinenud deklaratsioonid Maksu- ja Tolliametile. Vigade tagantjärgi parandamine on enamasti kordades kulukam kui koheselt korrektne tegemine.
Näiteks: Eestis peab tööandja esitama iga kuu TSD deklaratsiooni. Korduvad vead võivad kaasa tuua järelevalvemenetlused ja leppetrahvid. Professionaalne teenusepakkuja jälgib regulatiivseid muudatusi süsteemselt ja koolitab oma meeskonda pidevalt – just selleks ta loodud ongi.
3. Automatiseerimine teeb sama töö kiiremini ja täpsemalt
Paljud ettevõtted sisestavad palgaandmeid siiani käsitsi või kannavad infot süsteemide vahel üle manuaalselt. See kõik võtab aega ning inimlikud vead on paratamatud.
Kaasaegne palgaarvestusteenus toimib teistmoodi. Tööajagraafikud liiguvad automaatselt palgaarvestusse, süsteemide vahelised integratsioonid välistavad topeltsisestuse ning tehisintellektil põhinevad kontrollid püüavad anomaaliad kinni juba enne, kui need jõuavad probleeme tekitada.
See muidugi ei tähenda, et inimest enam vaja ei ole, vastupidi. Automatiseerimine võimaldab spetsialistidel keskenduda sisulisele tööle, mitte andmete ühest süsteemist teise kopeerimisele.
4. Majasisene lahendus läheb tegelikult kallimaks, kui numbritest paistab
Raamatupidaja või palgaspetsialisti töötasu on lihtne välja arvutada, kuid tegelik kogukulu on oluliselt suurem. Sinna alla kuuluvad näiteks:
- Värbamine – kuulutused, värbamisplatvormid, intervjuud, taustakontroll
- Sisseelamine (onboarding) – mitu kuud juhendamist, juhendajate aeg, eksimused õpiperioodil
- Puhkuste ja haiguspäevade katmine – asenduste leidmine, töö ümberjagamine, võimalikud viivitused
- Vanemahüvitisel viibijate asendamine – ajutised lepingud, topelt sisseelamise kulu
- Tarkvaralitsentsid – iga-aastased tasud raamatupidamis- ja palgaarvestustarkvara eest
- Koolitused ja sertifikaadid – seadusemuudatuste ja standardite koolitused, eksamid
- Personaliadministreerimine – lepingud, arenguvestlused, tulemusjuhtimine, töövahendite kulud
On ka üks peidetud kulu, millest räägitakse harva: tööaja kasutus. Palgal olev raamatupidaja on teie ettevõtte nimekirjas 40 tundi nädalas sõltumata sellest, kui palju raamatupidamistööd sel nädalal tegelikult teha on. Vaiksematel perioodidel täidetakse seda aega kas muude ülesannetega või see lihtsalt kulub tühja. Töömaht on harva täpselt täiskohaga tööle vastav, kuid teie maksate siiski täiskohaga töötaja eest.
Sisseostetud teenuse puhul maksate aga ainult selle eest, mis teie jaoks tegelikult ära tehakse. Greenstep arveldab näiteks 15-minutilise täpsusega – see tähendab, et teile saadetakse arve täpselt selle aja eest, mis tööülesannetele kulus. Puuduvad tühjad tunnid ja kulud tööle, mis ei ole teie finantsidega seotud.
Kui kõik kulud kokku liita, on sisseostetud teenus sageli hinnas konkurentsivõimelisem ja lisaks sellele ka jäävalt kõrgema kvaliteediga.
5. Suunake juhtide fookus tagasi ettevõtte põhitegevusele
Kõige olulisem argument ei ole sageli mitte kulu, vaid fookus. Igal ettevõttel on ülesandeid, mis kuuluvad kõige tuuma: toote arendus, müük, kliendisuhted, kasv. Raamatupidamine ja palgaarvestus sinna kategooriasse ei kuulu. Need on kriitilised tugifunktsioonid, mis peavad olema laitmatult tehtud, kuid need ei loo otsest konkurentsieelist.
Kui finantshaldus on usaldusväärsetes kätes, saab juhtkond keskenduda sellele, milles nad on parimad.
Nii kirjeldab oma kogemust NAVIX OÜ juhataja Leo Mander, kes usaldas Greenstepile nii ettevõtte raamatupidamise kui palgaarvestuse:
„Ettevõtte juhina saan delegeerida märkimisväärse ja täpsust nõudva osa meie igapäevasest tegevusest oma ala spetsialistidele.“
Loe rohkem: Navix kasvab ja rahvusvahelistub Greenstepi ekspertide toel
6. Kasvule vastav partner – meeskonna laienemisest kuni uute turgude avamiseni
Üks selgemaid sisseostetud teenuse eeliseid võrreldes majasisese lahendusega on paindlikkus. Ettevõtte maht on ajas muutuv ning finants- ja palgaarvestus ei tohiks kunagi olla kasvule või muutustele piduriks.
Kui ettevõte kasvab kiiresti, saab teenusepakkuja tuua tiimi juurde lisaspetsialiste ilma, et peaksite ise värbama, sisseelamist korraldama või koolitama. Ei ole viivitust, ei ole paanilist lisakäte otsimist – teenus lihtsalt laieneb.
Kui ettevõtte maht väheneb kas ümberkorralduste, hooajalisuse või strateegiamuudatuste tõttu, siis toimib sama paindlikkus ka vastupidiselt. Te ei ole seotud oma finantstiimi fikseeritud koosseisuga, vaid kohandate teenuse tegelikule vajadusele.
Rahvusvahelisel laienemisel muutub see kõik veelgi olulisemaks. Iga uus riik tähendab eri seadusi, maksustamist, raporteerimiskohustusi ja tööõiguse nüansse. Kõigi nende teadmiste nullist ülesehitamine iga uue turu vaates on aeglane ja kulukas.
Rahvusvahelise haardega partner võimaldab teil siseneda uutele turgudele ilma, et peaksite raamatupidamist igas riigis nullist üles ehitama. Ta saab tegutseda raamatupidamise partnerina nendes riikides, kus teil on oma juriidiline üksus, või toimida teie nimel operaatorina turgudel, kus teie ettevõttel veel kohalikku esindust ei ole. Mõlemal juhul koordineerib tööd üks usaldusväärne partner, selle asemel et žongleerida mitme erineva teenusepakkujaga eri ajavööndites.
Kuidas valida õiget partnerit
Kõik teenusepakkujad ei ole võrdsed. Valikuid hinnates tasub hoolikalt tähelepanu pöörata järgmistele punktidele:
- Skaleeritavus. Teenuse maht peab kasvama koos teie ettevõttega. Kui laienete näiteks Soome, Rootsi või mujale Põhjamaadesse, küsige kas partneril on pädevus teid nendel turgudel toetada või peate igas riigis leidma uue teenusepakkuja.
- Automatiseerimine ja tehnoloogiline võimekus. Eelistage partnerit, kes kasutab kaasaegseid pilvepõhiseid lahendusi ja suudab oma süsteemid teie omadega integreerida. Liigne manuaalne töö tähendab vigu, viivitusi ja ebaefektiivsust.
- Turvalisus. Raamatupidamine hõlmab väga tundlikke isikuandmeid. Kontrollige, et partneril oleksid asjakohased sertifikaadid (nt ISO 27001) ja turvalised suhtluskanalid, mitte ainult tavaline e-kirja teel kommunikatsioon.
- Äritegevuse järjepidavus. Uurige, mis saab siis, kui teie peamine kontaktisik on pikemalt tööst eemal. Heal partneril on teie ettevõtet tundev meeskond, mitte vaid üks projektiga seotud töötaja ja toimiv asendussüsteem, mis tagab töö katkemise vältimise.
- Ajakohased teadmised kohalikust seadusandlusest. Raamatupidamise ja palgaarvestuse reeglid on riigipõhised ja muutuvad regulaarselt. Teie partner peab olema kursis Eesti seadusandlusega ning suutma muudatustele ka kiiresti reageerida.
- Selge ja struktureeritud kommunikatsioon. Sageli esinevad sisseostetud teenuse korral olukorrad, kus e-kirjad on laiali erinevates postkastides, info läheb kaduma ja pole selge, kes mille eest vastutab. Hea partner pakub selget suhtluskanalit, kus kõik info on talletatud, kättesaadav ja jälgitav kõigile asjaosalistele.
