Protsessikaeve võimaldab palju: läbipaistvust protsessides, faktidel põhinevat arendust ja automatiseerimisel põhinevat efektiivsust. Ometi jäävad paljud organisatsioonid tagasihoidlike protsessikaeve tulemuste juurde, sest unustatakse kõige olulisem – tegemist pole üksnes tööriistaga, vaid muudatustega töökultuuris.
Protsessikaeve toob esile kitsaskohad, kuid ei lahenda neid
Protsessikaeve on väga tõhus viis saada andmeid erinevate protsesside tegeliku toimimise kohta. See toob esile kitsaskohad ja kõrvalekalded, mis muidu jääksid varjatuks. Andmed üksi muidugi muutust ei too.
Paljudes organisatsioonides nähakse protsessikaevet ühekordse ettevõtmisena: tööriist võetakse kasutusele, tehakse analüüs, koostatakse aruanne ja jätkatakse igapäevatööd. Selle asemel tasub protsessikaevet rakendada pideva arengu osana, kus tähelepanekud viivad konkreetsete tegevusteni.
Kes vastutab protsessi eest?
Üks levinumaid komistuskive on puudulik vastutuse jagamine. Kui protsessil ei ole selget vastutavat isikut, siis puudub ka vastutus selle arendamise eest. Protsessikaeve andmed võivad viia töötajad kaitsepositsiooni – öeldes näiteks „see ei ole meie vastutada“ või „meil ei ole ressursse selle parendamiseks“.
Hea arendusmudeli puhul on igal protsessil määratud vastutav isik, kellel on volitused ka muudatuste elluviimiseks. Protsessikaeve peaks olema tööriist, mis toetab protsessi eest vastutajat ja pidevat parendustööd.
Muutusi toetav juhtimine
Protsessikaeve sunnib igapäevaelu tõsisemalt analüüsima. See võib olla ebamugav, kui juhtimiskultuur ei soosi vigade või arenguvajaduste esiletoomist. Seetõttu on tehnoloogia kõrval vaja ka nutikat muutuste juhtimist.
Juhtivtöötajatel on keskne roll selles, kuidas protsessikaeve tulemusi tõlgendatakse ja kuidas neile reageeritakse – kas keskendutakse süüdlaste otsimisele või nähakse võimalust tegevuste arendamiseks?
Kuidas luua toimiv mudel?
Praktikas hõlmab edukas arendusmudel järgmisi elemente:
- Selge eesmärk: Mida soovitakse parendada või optimeerida? Kas nendeks on näiteks kulud või kliendikogemus?
- Protsessi eest vastutav: Määratakse vastutavad isikud, kes monitoorivad tähelepanekuid ja reageerivad neile.
- Regulaarne analüüs: Protsessikaeve ei ole ühekordne aruanne, vaid järjepidev analüüs.
- Tegevused: Kes reageerib, kuidas ja millal?
- Juhtkonna tugi: Juhtkond peab olema pühendunud arendusele ja eraldama ressursse muudatuste elluviimiseks.
Greenstep partnerina: analüüsist teostuseni
Greenstepi protsessikaeve teenus ei piirdu ainult andmete kogumisega. Koostöös kliendiga loome tegevusmudeli, mis hõlmab protsessianalüüsi, juhtimist ja konkreetset arendustööd. Kasutame protsessikaevet näiteks ostuarvete haldamise, klienditeeninduse või personalijuhtimise arendusprojektide osana.
Kui soovid tagada, et protsessikaeve tooks mõõdetavat ärilist kasu ega jääks ühekordseks andmealgatuseks, siis võta meiega ühendust! Aitame luua arendusmudeli, mis aitab sind ka tulevikus.
Avaldatud 01.08.2025