Eelarvestamise ja prognoosimise tööriistade võrdlus: Excel vs. BI Book

Excel on endiselt paljude väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete peamine eelarvete tööriist. Kuid ettevõtte kasvades, koostöö suurenedes ja keerukamate andmete vajaduse tekkides hakkavad ilmnema Exceli piirangud. 

Mitte aga seetõttu, et Excel ei oleks hea tööriist, vaid seetõttu, et see ei ole algselt loodud eelarvestamise eesmärgil. 

Vaatame lähemalt, kuidas Excel ja kaasaegne eelarvestamise tööriist tegelikult omavahel võrreldavad on. 

Excel vs BI Book võrdlus – eelarvestamine ja prognoosimine 

 

	Excel	BI Book Planning
KASUTUSELEVÕTT	Kiire, ei vaja juurutamist	Vajab juurutamist ja sisseelamist
ÕPPIMISE RASKUSASTE	Madal, Excel on enamikule tuttav	Mõõdukas, uus tööriist
LITSENSIKULUD	Sisaldub Microsoft Office’is	Eraldi litsents
KOOSTÖÖ	Keeruline, segadus versioonides on tavapärane probleem	Reaalajas koostöö
VERSIOONIHALDUS	Manuaalne	Automaatne, ajalugu säilib
KONTROLLITAVUS	Nõrk, raske jälgida	Tugev, kõik muudatused salvestatakse
ANDMETE UUENDAMINE	Manuaalne copy-paste	Automaatne integratsioon
ROLLIPÕHINE VAADE	Puudub	Näed ja teed muudatusi vastavalt oma rollile
KALKULATSIOONID	Manuaalsed valemid	Kõik on arvutatud automaatselt
STSENAARIUMITE PLANEERIMINE	Võimalik, kuid keeruline	Sisseehitatud, visuaalne
JAOTUS	Manuaalne	Automatiseeritud loogika
KÕIGE ENAM SOBIB	Väiksemad ettevõtted, lihtne eelarvete koostamine	Kasvavad ja suuremad ettevõtted, mitme osapoolega protsessid

BI Book Planninguga eelarve koostamine

BI Book Planning toob eelarvestamisse ja prognoosimisse kaasaegse ja koostööle suunatud lähenemise, muutes finantsplaneerimise oluliselt sujuvamaks ning läbipaistvamaks. Lahendus on loodud just nende vajaduste jaoks, mis kajastub ka selle praktilisuses – kõik rollid töötavad ühtses ja reaalajas vaates ning puudub vajadus hallata mitut erinevat versiooni. 

Integratsioon erinevate programmidega tagab, et andmed on alati ajakohased. Samal ajal muudavad rollipõhised vaated tööjaotuse selgeks ehk iga kasutaja vastutab ainult oma valdkonna eest. 

Automatiseeritud kalkulatsioonid vähendavad manuaalset tööd ja aitavad minimeerida vigade riski. Näiteks tööjõukulud, amortisatsioon ja intressikulud arvutatakse automaatselt süsteemis eelnevalt määratud loogika alusel. Lisaks jaotatakse ka kulud automaatselt ning nutikad soovitused kasutavad ajaloolisi andmeid ja trende planeerimise toetamiseks. 

Stsenaariumide võrdlus on programmi sisseehitatud funktsioon, mis teeb erinevate valikute analüüsimise kiireks ja lihtsaks. Lisaks salvestatakse kõik muudatused, mis tagab täieliku jälgitavuse ning muudab kogu protsessi usaldusväärseks. 

Tasub siiski arvestada, et BI Book Planningu maksimaalseks kasutamiseks on vajalik juurutus ja sisseelamine ning selle struktuuri ei saa nii vabalt jooksvalt muuta nagu Excelis. Seetõttu sobib lahendus kõige paremini organisatsioonidele, kus eelarvestamine on mitme osalejaga ühine protsess ning kus struktuuri nähakse pigem eelisena kui piiranguna. 

Exceliga eelarve koostamine

Excel on kiiresti kasutusele võetav tööriist, mis teeb finantsplaneerimise alustamise lihtsaks. Selle suurimaks tugevuseks on paindlikkus – eelarvemudeli saab üles ehitada täpselt konkreetsetele vajadustele ja seda ilma piiranguteta ning tööga saab alustada kohe, ilma eraldi süsteemide integratsioonide või lisalitsentsideta. See muudab Exceli eriti sobivaks lahenduseks väiksematele ettevõtetele või lihtsama eelarvestamise puhul, kus oluline on kiirus ja lihtsus. 

Ettevõtte kasvades hakkavad aga Exceli piirangud üha enam ilmnema. Versioonihaldus muutub kiiresti keeruliseks, kuna tekib palju erinevaid faile ning kõige ajakohasema versiooni tuvastamine muutub raskeks. Andmete käsitsi uuendamine on ajamahukas ning suurendab vigade riski, mis omakorda võib vähendada prognooside usaldusväärsust. Ka koostöö ei ole sujuv, kuna mitu kasutajat ei saa samaaegselt samade andmetega töötada ilma järeleandmisi tegemata. 

Lisaks võivad keerukad valemid jääda märkamatult vigaseks, ajaloolised andmed kaduma minna ning protsess ei ole tervikuna piisavalt jälgitav ega auditeeritav. Stsenaariumide loomine on töömahukas ning erinevate variantide võrdlemine tähendab sageli eraldi versioonide loomist, mis suurendab töökoormust. 

Rollipõhiste vaadete puudumine tähendab samuti seda, et kasutajate ligipääsu ei saa selgelt piiritleda, kas kõik näevad kogu infot või on ligipääs liialt piiratud. 

Seetõttu on Excel suurepärane esimene samm eelarvestamisega alustamisel. Kui aga fookusesse tõusevad skaleeritavus, sujuv koostöö ja usaldusväärne prognoosimine, tasub kaaluda ka teisi lahendusi. 

Millist eelarvestamise tööriista valida?

Excel on hea lähtepunkt siis, kui ettevõte on väike, protsess on lihtne ning eelarvet koostatakse kord aastas ühe inimese poolt. 

BI Book Planning muutub asjakohaseks siis, kui eelarvestamisse on kaasatud mitu osakonda, prognoose uuendatakse sagedamini kui kord aastas ning manuaalsed tegevused, näiteks tööjõukulude arvutamine, erinevate versioonide koondamine ja kulude jaotamine, hakkavad võtma aega, mida sul tegelikult ei ole. 

Tööriist iseenesest strateegiat ei loo, kuid õige tööriist vabastab aega selleks, mis on strateegia puhul kõige olulisem – mõistmine, küsimuste esitamine ja teadlike otsuste tegemine.