Tehnoloogia areng pakub kaasaegsetele ettevõtetele võimalust tõhustada palgaarvestusprotsesse, vähendada manuaalset tööd ja vigade riski ning säästa oluliselt aega ja ressursse. Palgaarvestuse automatiseerimine ei ole enam ainult suurettevõtete pärusmaa – automatiseerimise eelistest saavad kasu ka väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted.
Automatiseerimine võib oluliselt parandada palgaarvestuse efektiivsust ja kvaliteeti. Automatiseerimiseks on mitmeid meetodeid, näiteks integratsioonid, RPA (robotiseeritud protsesside automatiseerimine), sisseehitatud palgaarvestussüsteemi automatiseerimine ja tehisintellekt.
Siin on neli peamist palgaarvestusprotsessi, mille automatiseerimine tasub end sageli ära:
1. Isikuandmete haldamine, tööleping ja muud vormid
Kui organisatsioonis on mitusada töötajat, siis võib isikuandmete uuendamine olla aeganõudev ja manuaalne protsess. Kaasaegne lahendus on kasutada iseteenindusportaali, mis annab töötajatele võimaluse uuendada oma kontaktandmeid, pangakonto andmeid ja muud isiklikku teavet ilma personaliosakonna abita. Automatiseerimise abil värskendatakse uuendatud teavet ka kõigis teistes organisatsiooni süsteemides.
Tööandja päeva muudavad lihtsamaks ka mitmed elektroonilised vormid. Elektroonilised allkirjad muudavad lepingute allkirjastamise lihtsamaks. Lisaks saab otse süsteemi salvestada puhkuseavaldusi ja töölepinguid, mille puhul uuendatakse nende andmeid automaatselt. Nii on näiteks tööleping ja selle info tööandjale kergesti kättesaadav.
Juhtide ja personalitöötajate töö lihtsustamiseks saab kasutada ka erinevaid automaatseid meeldetuletusi. Näiteks kui lähenemas on tähtpäevad, sertifikaatide aegumiskuupäevad või tähtajalise lepingu lõppemine, saavad kokkulepitud isikud süsteemi kaudu või e-posti teel tehingu kohta automaatse teavituse.
Lisaks saab töötajatele automaatselt saata erinevaid heaoluuuringuid, mis võimaldavad regulaarselt jälgida töötajate heaolu.
2. Tööaja info ja muu palgainfo
Palgaarvestuse automatiseerimise aluseks on palgaandmete tõhus kogumine ja koondamine erinevatest allikatest. Manuaalselt võib see protsess olla väga aeganõudev ja oht teha vigu suur.
Automatiseerimise abil saab ühte süsteemi integreerida erinevaid andmeallikaid, näiteks tööaja infot, puudumiste infot ja muud töötajaga seotud palgainfot. Praktikas tähendab see näiteks seda, et tööaja arvestuses kajastatud töötunnid kantakse automaatselt palgaarvestusse. Ka muu palgainfo, näiteks puudumised ja puhkused, uuenevad süsteemis automaatselt ja õigeaegselt, seda siis kas tööaja süsteemist või personalisüsteemist.
Lisaks on paljud süsteemid võimelised ilma manuaalse tööta tõlgendama nt. ületunde, puhkuseid ja preemiaid. Seda kõike saab eelnevalt programmeerida, määratledes mitmesuguseid palgaarvestusvalemeid ja -reegleid, mis annavad palga maksmiseks eelnevalt tõlgendatud teavet.
Lisaks saab lähetuskulusid, söögi- ja päevarahasid integreerida ka otse palgaarvestussüsteemidesse.
3. Palgamakse ja palgaleht
Kui kogu vajalik teave on kogutud ja kombineeritud, on järgmine samm palgaarvestus, mis hõlmab järgmist: palgaleht ja raamatupidamisfail. Seda protsessi saab automatiseerida nii, et koostatakse palgaleht ja palk makstakse õigeaegselt, ilma manuaalse sekkumiseta. Pärast töötasu väljamaksmist saab näiteks raamatupidamismaterjale ja muid vajalikke aruandeid õigetele osapooltele automaatselt edastada, sealhulgas paljudele ametiasutustele.
Automatiseerimise arendamine võib minna isegi nii kaugele, et regulaarseid muutusteta palgamakseid saab tasuda automaatselt, ilma manuaalse tööta, nt. kord nädalas või kord kuus.
4. Aruandlus
Hästi toimiva palgaarvestuse oluline osa on ettevõtte finantsolukorra ja personalikulude jälgimine. Aruannete manuaalne koostamine võib aga olla aeganõudev ja oht teha vigu suurem. Automatiseerimine aitab koostada regulaarseid ja täpseid aruandeid, mis annavad ajakohast infot ettevõtte finantsolukorra ja personalikulude kohta.
Näiteks saab aruandeid koostada automaatselt ja teatud ajavahemike järel, näiteks kord kuus või kord kvartalis.
Lisaks saab aruandluse ulatuse suurendamiseks automatiseerida palgaandmete analüüsi. Automatiseeritud analüüsitööriistad annavad põhjaliku ülevaate ja aitavad prognoosida tulevikutrende, parandades otsuste tegemist ja ressursside jaotamist. Andmete visualiseerimine diagrammide ja graafikute abil muudab teabe mõistmise kiireks ja lihtsaks.
Automatiseerimine tagab andmete turvalisuse, vabastab ressursse ja toetab tööga rahulolu
Kui kasutate kaasaegset palgaarvestussüsteemi, muutub kogu protsess palju sujuvamaks ja läbipaistvamaks. See mitte ainult ei vähenda viivituste ja vigade arvu, vaid parandab ka töötajate rahulolu, teades, et nende palgaandmed on ajakohased.
Seega võib organisatsioon vähemalt neid protsesse automatiseerides saavutada märkimisväärset kasu, nagu näiteks aja kokkuhoid, vigade vähenemine ja parem andmeturve. Automatiseerimine mitte ainult ei lihtsusta protsesse, vaid vabastab ka aega strateegiliseks tööks, mis võib tuua organisatsioonile lisaväärtust. Nende mõtetega on hea meeles pidada, et iga automatiseeritud protsess astub sammu tõhusama ja usaldusväärsema palgaarvestuse suunas.
Kas võiksime teil aidata palgaarvestuse protsesse arendada? Võta ühendust!
Avaldatud 15.05.2025