Palgaarvestusprotsesside sujuvamaks muutmine automatiseerimise ja tehnoloogia abil

Tõhususe, kvaliteedi ja tootlikkuse parandamine

Palgaarvestusprotsesside pidev arendamine on tulus töö, millega on võimalik saavutada mitmeid eeliseid. Eeliste hulka kuuluvad:

• Tööga rahulolu. Õigeaegne ja vigadeta palga maksmine on oluline töötajate rahulolu ja usalduse säilitamiseks. Sujuvamad protsessid vähendavad inimlike eksimuste riski ja tagavad, et töötajad saavad oma palga kätte korrektselt ja õigeaegselt.
• Kulude kokkuhoid. Tõhusad protsessid vähendavad palgaarvestusele ja võimalike vigade parandamisele kuluvat aega ning vabastavad ressursse muudeks ülesanneteks.
• Riskijuhtimine. Palgaarvestuse protsesside arendamine aitab tagada vastavuse pidevalt uuenevatele õigusaktidele. Kui oskuste ajakohastamine integreeritakse protsessidesse ja kasutatakse tehnoloogiat, vähnevad õiguslikud riskid ning järgitakse seadusi ja määrusi.
• Efektiivsus. Näiteks võimaldavad integratsioonid sujuvamat aruandlust ja andmete rakendamist vastavalt organisatsiooni vajadustele.

Alustage protsessikirjelduste loomisest ja tuvastage kitsaskohad

Protsesside arendamine hõlmab paljusid erinevaid etappe – näiteks protsesside analüüsimine, probleemide tuvastamine, uute lahenduste kavandamine, muudatuste elluviimine ning protsesside jälgimine ja hindamine. Kuidas alustada?

Protsessikirjelduste loomine

Esmalt tuleb kindlaks teha kõik võimalikud palgaarvestusega seotud protsessid ja nende erinevad etapid. See tähendab näiteks palgalehtede koostamist, palkade maksmist ja aruandlust. Protsesse tuleb kirjeldada võimalikult selgelt, et need oleksid kõigile osapooltele arusaadavad. Samuti on oluline kirjeldada protsessi detaile, ka vastutust ja tegevusmudeleid vigade korral. Võite kasutada ka protsessikaevet, mis automatiseerib protsesside analüüsi.

Tuvastage protsessi kitsaskohad

Kui protsessid on kirjeldatud, on võimalik tuvastada protsessi võimalikud kitsaskohad. Millised on need etapid, kus protsess on aeglane, ebaefektiivne või vigadele kalduv? Millisel hetkel on kõige rohkem aeganõudvat manuaalset tööd? Kas on korduvaid rutiinseid ülesandeid? Millises tööfaasis pöördutakse korduvalt tagasi algusesse?

Üldiselt on palgaarvestuse protsessi üheks suurimaks kitsaskohaks graafikud ja õige materjali kogumine. Näiteks kui tööajaarvestussüsteemi on ettevõttes keeruline kasutada, võib tööaja registreerimise materjal olla vale, mis põhjustab manuaalseid parandusi. Muud levinumad toimingud, mis on aeganõudvad või veaohtlikud, on järgmised:

• Hilinenud palgamaterjali kogumine
• Mittetäielikud liidesefailid, mis nõuavad manuaalset töötlemist
• Manuaalne salvestamine süsteemi
• Protsessi katkestused

Protsesside arendamine automatiseerimise ja tehisintellekti abil

Kui kitsaskohad ja protsessi efektiivsus on kindlaks tehtud, on järgmine samm tavaliselt parenduste rakendamine. Tavaliselt hõlmab arendus protsesside lihtsustamist ja uue tehnoloogia kasutuselevõttu, kuid see nõuab ka personali koolitamist ja muudatuste juhtimist.

Üks tõhusamaid viise palgaarvestusprotsesside parendamiseks on automatiseerimine. Korduvaid ja aeganõudvaid protsesse saab automatiseerida, mis vähendab vigu ja säästab aega. Automatiseerimise abil saab andmeid ka saab rikastada ja tõlgendada. Praktikas saab palgaarvestusprotsesse automatiseerida näiteks järgmistel viisidel:

1. Süsteemidevahelised integratsioonid, mis võimaldavad andmeid automaatselt ühest süsteemist teise üle kanda. Andmeid saab integratsioonitarkvaraga muuta nii, et need vastaksid vastuvõtva süsteemi vajadustele enne ülekandmist. Näiteks kantakse tööajasüsteemist saadud teave automaatselt õiges vormingus palgaarvestussüsteemi.
2. Korduvate ja regulaarsete ülesannete automatiseerimine robotiseeritud protsesside automatiseerimise (RPA) abil. Näiteks erinevate palgaarvestuste automaatsed käivitamised ja ülekanded.
3. AI-põhiseid lahendusi saab kasutada kvaliteedi- ja vastavuskontrolliks. Neid saab kasutada suurte andmemahtude analüüsimiseks ja vigadele viitavate kõrvalekallete tuvastamiseks.
   
   

Lisaks on oluline jälgida parenduste mõju ja hinnata nende tõhusust. See aitab tagada, et muudatused on andnud soovitud tulemusi ja protsessid toimivad jätkuvalt tõhusalt. Vajadusel saab protsessides teha täiendavaid muudatusi ja parandusi.